Logo Rijksoverheid - Ministerie van Financiën

Rijksbegrotingsvoorschriften 2013

Logistiek

1. Algemeen

Het logistieke proces omvat met inachtneming van het Tijdschema de aanlevering door de departementen (FEZ-directies) van concepten van de begrotings- en verantwoordingsstukken aan het Ministerie van Financiën en - al naar gelang van toepassing - aan de ministerraad (MR), de Raad van State (RvS), de Tweede Kamer (TK) en de Algemene Rekenkamer (AR).

Alle begrotings- en verantwoordingsstukken worden via het Ministerie van Financiën aan deze colleges verzonden. De departementen verzenden dus zelf geen stukken aan deze colleges, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven. Dit geldt ook voor Nota’s van wijziging op bij de Tweede Kamer ingediende begrotingswetsvoorstellen.

Als er over het verzenden of aanleveren van stukken wordt gesproken, wordt ook bedoeld het (digitaal) plaatsen van een elektronische versie van een stuk in de daartoe door het Ministerie van Financiën aangewezen elektronische map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting (SRR).

1.1 Aanlevering Rijksportaal Rijksbegroting en drukproefvoorbereiding Sdu Uitgevers

De communicatie tussen de FEZ-directies, Auditdiensten, bureaus SG en Financiën over wat betreft de uitwisseling van begrotings- en verantwoordingsstukken verloopt zoveel mogelijk digitaal via de besloten en beveiligde samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting. Plaats de bestanden in de juiste elektronische map. Eerst de goede map dubbel aanklikken en dan het bestand uploaden.

Voor de relevante aanleveringsdata raadpleegt men het tijdschema van de Rijksbegrotingsvoorschriften (Tijdschema). Alleen van de RvS-versie, de TK-versie en de AR-versie van de diverse stukken worden soms ook enkele papieren exemplaren bij Financiën ingediend.

In overleg met de departementen worden per departement een beperkt aantal personen geautoriseerd voor toegang tot de SRR.

Contactpersonen bij Financiën voor het verlenen van een autorisatie zijn: Maria Richardson (070-3427087 /m.richardson@minfin.nl ) en Mirjam Hagoort (070-3427643/ m.hagoort@minfin.nl)

Geautoriseerde personen dienen in het bezit te zijn van een wachtwoord voor het Rijkportaal. Men volgt daartoe de aanwijzingen op Rijksportaal (http://samenwerkruimten.rijksweb.nl/). Voor de werkwijze binnen de SRR volgt men de aanwijzingen op die site.

1.2 Algemene aandachtspunten

Bestanden

Bestanden als Word-document (doc-extensie) plaatsen, tenzij het de definitieve getekende RvS-, TK- of AR-versie betreft. De definitieve versies bij voorkeur als pdf-bestand plaatsen, inclusief gescande handtekening(en). Bij de suppletoire wetten en de slotwet geldt dit niet. Hier moet een bewerkbaar doc-document voor worden aangeleverd. Het drukproces verloopt dan namelijk via de griffie en niet via rechtstreeks contact met de Sdu uitgevers. In het algemeen geldt dat het verstandig is voor de Sdu Uitgevers een bewerkbaar doc-document beschikbaar te houden.

Tabellen

Tabellen in het doc-document op de juiste wijze opnemen (niet via een link, maar ook niet als onbewerkbaar plaatje). Tabellen dus niet als aparte Excelbestanden (xls-extensie) in de mappen plaatsen. Zo nodig worden door de departementen met de Sdu Uitgevers aparte aanleverafspraken voor drukproef-kopij gemaakt waarbij aan de Sdu Uitgevers wel bronbestanden worden aangeleverd.

Samenwerking met Sdu Uitgevers

Voor de voorbereiding van het drukproces van de kamerstukken van de ontwerp-begrotingen, de suppletoire begrotingen (inclusief slotwetten) en de jaarverslagen onderhouden de departementen zelf contact met de Sdu Uitgevers. Hieronder vallen afspraken over de planning en de aanlevering van stukken. Bij het aanleveren van stukken die naar Sdu Uitgevers gaan is het noodzakelijk een bewerkbaar document aan te leveren. Dit betekent dat tabellen in een wordbestand niet door middel van een link moet worden opgenomen maar ook niet als onbewerkbaar plaatje moeten worden geplakt. Mocht dit niet goed lukken dan moeten de bronbestanden van de tabel middels een overzichtelijk Excelbestand er bij worden geleverd.

2. Handtekeningen bewindslieden

2.1 Geen handtekening voor Ministerraadsbehandeling

Begrotings- en verantwoordingsstukken voor MR-behandeling worden niet door de betrokken bewindslieden ondertekend. Deze stukken worden via een door de Minister van Financiën te ondertekenen Aanbiedingsformulier voor ministerraadsstukken aangeboden.

2.2 Wel handtekening

Ondertekening van de formele stukken door de ministers. De RvS-versie en de TK-versie van de begrotingsstukken, de AR-versie en de TK-versie van de verantwoordingsstukken worden wel van een handtekening voorzien.

De handtekening van de minister wordt bij de ontwerpbegroting geplaatst onder deel A (Artikelsgewijze toelichting bij het begrotingswetsvoorstel) van de memorie van toelichtingen (zie model 1.30); bij het jaarverslag onder onderdeel A (Aanbieding van het jaarverslag en verzoek tot dechargeverlening, model 3.10).

In de praktijk komt het voor dat de minister niet tijdig bereikbaar is om zijn handtekening te plaatsen. Zo’n deadline-probleem kan worden voorkomen door gebruik te maken van een aanbiedingsbrief conform model 4.10 (voor de ontwerpbegroting) of model 4.20 (voor het jaarverslag); de minister kan dan enige dagen voor inzending van het formele stuk aan Financiën die aanbiedingsbrief tekenen.

2. 3 Hoe wordt er ondertekend?

Conform de richtlijn van de Tweede Kamer wordt als volgt getekend:

De Minister van ………(naam ministerie voluit),

de voorletter(s) en achternaam, zoals deze in de officiële benoemingslijst voor de kamerleden/ bewindsleden is opgenomen. Bijvoorbeeld J.C. de Jager, dus zonder titulatuur.

Begrotings- en verantwoordingsstukken worden niet door de staatssecretarissen mede-ondertekend. Staatssecretarissen functioneren immers onder de verantwoordelijkheid van de betrokken minister.

2. 4 Handtekening-exemplaren van de ontwerpbegrotingen ten behoeve van de Staten-Generaal

De ontwerpbegrotingen zijn over het algemeen nog niet in de definitief gedrukte vorm beschikbaar op het moment dat ze ondertekend ingediend moeten worden bij Financiën. Volstaan kan worden met een losbladige versie van de ontwerpbegroting (bijvoorbeeld de geaccordeerde drukproef van de Sdu Uitgevers). Financiën draagt zorg voor aanbieding aan de Tweede Kamer op Prinsjesdag.

2. 5 Handtekening-exemplaren van de jaarverslagen ten behoeve van de Staten-Generaal

Departementen vragen hun minister te tekenen op de definitieve drukproef die zij van de Sdu Uitgevers hebben ontvangen. Deze worden uiterlijk op de dinsdag vóór Verantwoordingsdag weer bij Financiën terugbezorgd, waarna Financiën zorg draagt voor aanbieding aan de Tweede Kamer op Verantwoordingsdag.

3. Ministerraad-behandeling

3. 1 Samenwerkruimte (SRR)

De ministerraad-versie van de begrotings- en verantwoordingsstukken wordt bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR.

3.2 Indiening Ministerraad

De ontwerp-begrotingen van de departementen worden in de MR behandeld, evenals de concept-Miljoenennota. Indiening bij de ministerraad geschiedt door de Minister van Financiën.

3. 3 Suppletoire begroting en Slotwet

De suppletoire begrotingen (inclusief de Slotwetten) van de departementen worden niet behandeld in de ministerraad, tenzij in overleg tussen het vakdepartement en Financiën wordt besloten een specifiek suppletoir begrotingswetsvoorstel (bijvoorbeeld in verband met een belangrijk geschilpunt) wel voor te leggen aan de ministerraad. In beginsel worden alleen de concept-Voorjaarsnota en de concept-Najaarsnota in de ministerraad behandeld. Indiening van de nota’s bij de ministerraad geschiedt door de Minister van Financiën (en ook van een eventueel suppletoir begrotingswetsvoorstel).

3. 4 Mutaties

De departementen zijn ervoor verantwoordelijk dat nadere mutaties, aangebracht in concept-suppletoire begrotingen (inclusief concept-slotwetten), steeds intensief met de Inspectie der Rijksfinanciën worden gecommuniceerd, opdat de Inspectie der Rijksfinanciën zo nodig kan zorgdragen voor verwerking van die nadere mutaties in de betrokken concept-budgettaire nota.

3. 5 Verantwoording

Wat betreft de jaarlijkse financiële verantwoording worden de volgende stukken in de MR behandeld:

  1. De concept-jaarverslagen; deze worden door de Minister van Financiën bij de MR ingediend (Tijdschema);

  2. Het concept-Financieel Jaarverslag van het Rijk; dit wordt door de Minister van Financiën bij de MR ingediend.

 

3.6 Aanpassingen na Ministerraad

De betrokken departementen passen zo nodig de begrotings- en/of verantwoordingsstukken aan aan de besluitvorming in de MR. Ten opzichte van het bij de ministerraad ingediende wetsvoorstel mogen alleen technisch-procedurele wijzigingen, macro-economische aanpassingen en wijzigingen op grond van besluitvorming in de ministerraad worden aangebracht.

4. Advisering Raad van State

4.1 Raad van State-versie begroting

De RvS-versie van de begrotingsstukken wordt bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de Samenwerkingsruimt Rijksportaal Rijksbegroting (SRR) en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. De memorie van toelichting van 1 exemplaar dient door de betrokken minister te zijn ondertekend.

4.2 Uiterlijke datum

De ontwerpbegrotingen van de departementen worden voor advies aan de RvS voorgelegd, evenals de concept-Miljoenennota. Indiening bij de RvS geschiedt door de Minister van Financiën en wel jaarlijks uiterlijk vóór 1 september.

4.3 Adviezen

De door de RvS uitgebrachte adviezen over de ontwerpbegrotingen worden aan Financiën uitgebracht. Financiën zendt deze adviezen via plaatsing in een daartoe gereserveerde digitale map in SRR direct door aan de betrokken departementen.

4.4. Nader rapport

De departementen stellen naar aanleiding van het advies van de Raad van State, indien nodig een bijlage op bij het Nader rapport aan de Koning. Daartoe wordt gebruikt gemaakt van model 1.50 (in feite betreft het een bijlage bij het Nader rapport). De departmenten passen zo nodig de begrotingsstukken aan. Indien sprake is van een blanco advies is het in principe niet nodig om deze bijlage op te stellen, behalve als zich ten opzichte van de Raad van State-versie wijzigingen hebben voorgedaan in de begrotingsstaat en/of wijzigingen die beleidsmatig of politiek relevant zijn. Het Nader rapport zelf wordt opgesteld door Financiën. Het door de departementen op te stellen Nader rapport hoeft niet te zijn ondertekend door de betrokken minister.

4.5 Suppletoire begrotingen

Ontwerp-suppletoire begrotingswetsvoorstellen worden niet voor advies aan de Raad van State voorgelegd.

5. Behandeling Tweede Kamer (en Eerste Kamer)

A. Begrotingsbehandeling (en Nota’s van wijziging):

5.A.1.

De Tweede Kamer-versie van de begrotingsstukken inclusief het Nader rapport moeten bij Financiën worden ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. De memorie van toelichting van 1 exemplaar van de ontwerpbegroting wordt door de betrokken minister ondertekend. Zie hiervoor het onderdeel 'Handtekeningen bewindslieden'.

5.A.2.

De (suppletoire) begrotingswetsvoorstellen en de bijbehorende budgettaire nota’s worden door de Minister van Financiën bij de Tweede Kamer ingediend (ook digitaal naar de Griffie van de Tweede Kamer verzonden).

5.A.3.

De behandeling van de begrotingswetsvoorstellen kan, zolang over een wetsvoorstel nog niet is gestemd, leiden tot Nota’s van wijziging (van de zijde van de regering) en/of amendementen (van de zijde van de Tweede Kamer).

5.A.4.

Een Nota van wijziging wordt zoveel mogelijk conform model 1.51  (voor de ontwerp-begroting) en model 4.51 (voor een suppletoire begroting) ingericht. Een nota van wijziging wordt ondertekend door de betrokken minister (en gaat vergezeld van een ondertekende aanbiedingsbrief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer). Deze wordt op papier in 2-voud aan de Minister van Financiën gestuurd (Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer) en wordt door de FEZ-directies in de SRR geplaatst. Nota's van wijziging worden door de Minister van Financiën aan de Tweede Kamer (door)gezonden.

5.A.5.

Voor memories van antwoord en de beantwoording van schriftelijke vragen (m.b.t de begrotingsstukken) geldt dat over de beantwoording overeenstemming moet zijn met Financiën (DGRbg). De betreffende minister draagt zorg voor verzending aan de Tweede/Eerste Kamer.

5.A.6.

Nota's van wijziging die verband houden met niet eerder in de ministerraad aan de orde geweest zijnde beleidsbeslissingen met financiële gevolgen, worden in de ministerraad aan de orde gesteld voordat ze bij de Tweede Kamer kunnen worden ingediend (neem bij twijfel vooraf contact op met de Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer).

5.A.7.

De ministerraad dient daarbij ook te beslissen of de Nota van wijziging wel of niet vóór toezending aan de Tweede Kamer eerst nog voor advies aan de Raad van State wordt voorgelegd. Indiening van een Nota van wijziging bij de ministerraad en de Raad van State geschiedt steeds door de Minister van Financiën.

B. Amendementen

5.B.1.

De (suppletoire) begrotingswetsvoorstellen kunnen door de Tweede Kamer via amendering worden gewijzigd. Op grond van artikel 16 Comptabiliteitswet neemt een betrokken minister zonder voorafgaand overleg met de Minister van Financiën geen definitief standpunt in over een amendement, als aan dat amendement financiële gevolgen voor het Rijk zijn verbonden.

5.B.2.

Indien kamerleden die amendementen willen indienen, een beroep doen op ambtelijke bijstand van het betrokken departement, kan in puur technische zin bijstand worden verleend (zie Begrippenlijst voor uitleg over amendementen).

5.B.3.

Bij uitzondering komt het voor dat via een amendement in de begrotingsstaat artikelonderdelen opgenomen worden. Artikelonderdelen die via amendering in de begrotingsstaat zijn opgenomen, worden in het betrokken jaar in de (overige) suppletoire begrotingen (inclusief de slotwet) en in de verantwoordingsstaat (rekening/jaarverslag) gehandhaafd.

C. Behandeling jaarverslagen

5.C.1.

Indien wordt voorzien dat indiening op de in het tijdschema aangegeven datum niet mogelijk is, wordt het Ministerie van Financiën daar zo snel mogelijk van op de hoogte gesteld (Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer, m.richardson@minfin.nl). Indien de indiening van de jaarstukken aanzienlijk later zal plaatsvinden dan de vastgestelde datum, zal door middel van een brief met redenen omkleed uitstel aangevraagd moeten worden bij de Minister van Financiën.

5.C.2.

De Tweede Kamer-versie van de verantwoordingsstukken (de jaarverslagen) wordt bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast tevens in 2-voud op papier bij de Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. Voor de ondertekening van de jaarverslagen zie het onderdeel 'Handtekeningen bewindslieden'.

5.C.3.

Jaarverslagen zijn geen wetsvoorstellen en worden door de Tweede Kamer en de Eerste Kamer als nota/rapport/brief behandeld. Nota’s van wijziging en/of amendementen zijn niet mogelijk.

5.C.4.

In afwijking van andere nota’s/rapporten/brieven wordt de behandeling van een jaarverslag door zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer afgesloten met een formeel besluit tot dechargeverlening (zie artikel 64 Comptabiliteitswet).

5.C.5.

De ontwerp-slotwetten worden meestal gelijktijdig behandeld met de jaarverslagen. In beginsel zijn hierop wel Nota’s van wijziging en/of amendementen mogelijk. In de praktijk komt dat zelden voor.

6. Controle Algemene Rekenkamer

6.1 Verantwoordingsstukken

De AR-versie van de verantwoordingsstukken (de jaarverslagen en de Slotwetten) worden bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. Eén exemplaar van het jaarverslag en één exemplaar van de memorie van toelichting van de Slotwet worden door de minister ondertekend. Zie hiervoor model 3.10 en model 3.54.

6.2 Begrotingen

Met uitzondering van de ontwerp-slotwetten worden (suppletoire) begrotingen niet vóór de indiening bij de Tweede Kamer aan het oordeel van de Algemene Rekenkamer onderworpen. De ontwerp-slotwetten worden door de Algemene Rekenkamer bezien op consistentie met de concept-jaarverslagen.

6.3. Ontwerp-slotwetten, concept-jaarverslagen en auditrapporten

De ontwerp-slotwetten worden eind maart gezamenlijk met de concept-jaarverslagen en de daarbij behorende samenvattende auditrapporten door de Minister van Financiën aan de Algemene Rekenkamer gestuurd.

6.3.1 Correcties in slotwetten

Indien na 31 maart correcties worden aangebracht in (de drukproef van) een ontwerpslotwet worden deze correcties op afzonderlijke correctiebladen (volgens dezelfde procedure als hieronder beschreven voor de correcties in een departementaal jaarverslag) via Financiën aan de Algemene Rekenkamer voorgelegd. Voor de uiterste indieningsdatum zie het tijdschema. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat sommige correcties in het jaarverslag doorwerken in de Slotwet.

6.3.2 Correcties in jaarverslagen

In een jaarverslag worden soms correcties aangebracht na indiening door het Ministerie van Financiën bij de Algemene Rekenkamer (eind maart). Dergelijke correcties dienen beperkt te blijven tot:

  1. Correcties naar aanleiding van opmerkingen van het Ministerie van Financiën. Deze correcties die Financiën noodzakelijk vindt, worden uiterlijk medio april doorgevoerd, daarna kunnen alleen correcties worden doorgevoerd die de Algemene Rekenkamer noodzakelijk vindt;

  2. Correcties die door het betrokken departement (Financieel Economische Zaken) bij nader inzien strikt noodzakelijk worden bevonden. Deze wijzigingen kunnen (tot uiterlijk medio april, zie tijdschema) alleen worden aangebracht, indien daarover overeenstemming bestaat met de betrokken ADR en met het betrokken bureau van de Algemene Rekenkamer;

  3. Correcties naar aanleiding van opmerkingen van de Algemene Rekenkamer.

 

6.3.3 Correctiebladen logistiek

Correctiebladen worden steeds gezonden aan de Minister van Financiën (Directie Begrotingszaken, Afdeling Begrotingsbeheer) en dus niet rechtstreeks door het departement aan de Algemene Rekenkamer. (Deze correcties kunnen wel ondershands aan de Algemene Rekenkamer worden verstrekt.) De Minister van Financiën zendt de correctiebladen zo spoedig mogelijk door naar de Algemene Rekenkamer.

6.3.4 Drukproef

De correcties worden vanzelfsprekend ook verwerkt in de drukproef die bij de Sdu Uitgevers in voorbereiding is

6.4. Correcties

Correcties, die worden aangebracht in een jaarverslag, kunnen doorwerken in het door het Ministerie van Financiën opgestelde Financieel Jaarverslag van het Rijk. Om die reden dient de Directie Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën eventuele correcties uiterlijk op de hiervoor in het tijdschema genoemde datum haar bezit te hebben, omdat anders de Algemene Rekenkamer niet in staat is haar rechtmatigheidsrapporten bij de jaarverslagen tijdig vast te stellen.

Toelichting

Na de uiterste indieningsdatum ingediende correcties kunnen ertoe leiden dat het drukproces bij de Sdu Uitgevers van het jaarverslag in de knel komt, of dat deze correcties niet in de definitieve drukproef verwerkt kunnen worden. Het gevolg is dat deze correcties via een addendum (invoegblad) aan het jaarverslag aan de Tweede Kamer aangeboden moeten worden. Hierdoor kan de correctie van het betreffend departement extra onder de aandacht van de Tweede Kamer komen.

6.5 Methode correctiebladen

Correcties worden verwerkt op een correctieblad, dat in het reeds bij de Algemene Rekenkamer ingediende jaarverslag kan worden opgenomen (ter vervanging van de oorspronkelijke bladzijde). Een correctieblad hoort voorzien te zijn van een "aantekening voor akkoord" van de ADR.

Toelichting

Er is geen format voor een correctieblad beschikbaar. Een correctieblad is namelijk een kopie van de pagina met de gecorrigeerde tekst en/of cijfer(s) voorzien van de handtekening van de Auditdienst Rijk voor akkoord. Een correctieblad wordt ingediend voor belangrijke wijzigingen zoals het corrigeren van onjuiste cijfers, onjuiste tekst of een onjuiste presentatie van de informatie die na de indiening van het jaarverslag (na eind maart) is geconstateerd.